Spółka– WODPOL Sp. z o.o. z siedzibą w Żywcu przy ul. Ks. Pr. Stanisława Słonki 24
anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane
z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia;
działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń
i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;
naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;
osoba dokonująca zgłoszenia – osoba, która zgłasza informacje na temat naruszeń uzyskane
w kontekście związanym z pracą;
osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;
zgłoszenie – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść
w Przedsiębiorstwie, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji,
z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy
Sygnalista – Pracownik, klient, kontrahent lub inny interesariusz, który informuje o istotnej nieprawidłowości
Pełnomocnik zgodności – osoba/dział w Spółce właściwy do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§2

Na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów w Spółce WODPOL Sp. z o.o.

z siedzibą w Żywcu, ul. Ks. Prałata Stanisława Słonki 24 ustala się procedurę zgłaszania wewnętrznych przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.

§3

Niniejsza procedura została ustalona po konsultacjach przeprowadzonych z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Spółki WODPOL Sp. z o.o.

§4

Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę w WODPOL Sp. z o.o. poprzez:

Udostępnienie indywidualne każdemu pracownikowi oraz odebranie oświadczeń pracowników w tym zakresie (stanowiące załącznik nr 4 do procedury)
Umieszczenie na stronie internetowej Spółki.

§5

Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy w WODPOL Sp. z o.o. przekazuje się informację
o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Pracownicy lub osoby świadczące pracę na rzecz Spółki WODPOL Sp. z o.o. potwierdzają w formie pisemnej zapoznanie się z niniejszą procedurą zgłoszeń wewnętrznych poprzez popisanie oświadczenia (stanowiące załącznik nr 4 do procedury).

ZGŁOSZENIA

§6

Przepisy procedury stosuje się do zgłoszeń dokonywanych przez osobę, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, tj. do:

pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał;
osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa
i w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie

umowy cywilnoprawnej;

przedsiębiorcy wykonującego usługi na rzecz Spółki
osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy

lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

praktykanta, stażysty.

Przedmiotem zgłoszenia mogą być, w szczególności:

naruszenia zasad kodeksu etyki pracowników Spółki;
naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;
działania o charakterze korupcyjnym,
naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;
działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych
w punktach 1 – 6.

§7

Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Zarząd Spółki.

§8

Spółka zapewnia następujące kanały Zgłoszenia:
- w formie listownej na adres: WODPOL Sp. z o.o. z/s w Żywcu, ul. Ks. Pr. Stanisława Słonki 24
  skierowanego do Pełnomocnika ds. zgodności.
- za pomocą poczty elektronicznej na adres sygnal@wodpol.zywiec.pl
- osobiście – zgłoszenie się do pracownika wyznaczonego w Spółce do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, po wcześniejszym umówieniu spotkania. Pracownik, do którego osobiście zgłoszono nieprawidłowość dokumentuje zgłoszenie na formularzy zgłoszenia z adnotacja – zgłoszenie osobiste.
Powyższe kanały Zgłoszeń dostępne są również dla Kontrahentów, Partnerów biznesowych oraz wykonujący jakiekolwiek czynności w imieniu lub na rzecz Spółki.
Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
- dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy
- datę i miejsce sporządzenia;
- dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
- opis nieprawidłowości oraz ich daty.
Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
Wzór formularza zgłoszenia naruszeń/nieprawidłowości stanowi załącznik nr 1 do procedury.
Wewnętrzna procedura przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych nie obejmuje możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych.
W przypadku wpłynięcia zgłoszenia anonimowego – zgłoszenie pozostawia się bez rozpatrzenia.

§9

WODPOL Sp.z o.o. upoważnia osobę/zespół właściwy do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych– tzn. Pełnomocnik ds. zgodności.
W przypadkach szczególnych Zarząd Spółki może czasowo upoważnić inną osobę lub osoby do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
Pełnomocnik ds. zgodności jest zobowiązany do:
- w przypadku zgłoszenia zawierającego dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia
  w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
- zobowiązana jest do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w toku obsługi zgłoszeń;
- upoważniona jest do przetwarzania danych osobowych związanych z systemem zgłoszeń.
- dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.
Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 3, obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.
Przepisów ust. 3 nie stosuje się do zgłoszeń przekazanych anonimowo.
Jeżeli Sygnalista dobrowolnie podaje dane osobowe są one przetwarzane zgodnie z obowiązującą
w Spółce polityką ochrony danych osobowych. Przedmiotowe klauzule RODO są również publikowane na stronie internetowej Spółki.
Dane osób wskazanych w Zgłoszeniach będą przetwarzane w ramach dotychczasowych stosunków prawnych łączących te osoby ze Spółką, tj. w szczególności w celu oceny czy zachodzą podstawy rozwiązania umowy lub zastosowania innych sankcji właściwych dla danego stosunku prawnego.

DOCHODZENIA WEWNĘTRZNE

§10

Pełnomocnik ds. zgodności jest odpowiedzialny in. za prowadzenie dochodzeń wewnętrznych dotyczących potencjalnych nieprawidłowości. Dochodzenie wewnętrzne ma na celu ustalenie zasadności podejrzenia wystąpienia istotnej nieprawidłowości.
Dochodzenie wewnętrzne prowadzone jest na skutek Zgłoszenia.
Pracownicy innych działów zobowiązani są do współpracy z Pełnomocnikiem ds. zgodności
w zakresie niezbędnym do ustalenia okoliczności i osób zaangażowanych w zachowania mogące stanowić Istotną Nieprawidłowość.
O każdym przypadku prowadzonego dochodzenia wewnętrznego powiadamiany jest Zarząd,
z wyjątkiem dochodzenia wewnętrznego dotyczącego jednego z Członków Zarządu
W przypadku dochodzenia wewnętrznego dotyczącego jednego z Członków Zarządu, informacja ta przekazywana jest niezwłocznie do drugiego Członka Zarządu.
Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych lub Zespół powołany do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego są zobowiązani wyjaśni sprawę oraz sporządzić protokół
z przeprowadzonych prac zgodny ze wzorem stanowiący załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
W przypadku wątpliwości co do oceny znaczenia zachowania będącego przedmiotem dochodzenia wewnętrznego, Pełnomocnik ds. zgodności, za zgodą Zarządu, ma prawo skorzystać z pomocy podmiotu zewnętrznego gwarantującego zachowanie poufności, w szczególności kancelarii prawej.
Do Zarządu należy ostateczna ocena materiału dowodowego dostarczonego przez Pełnomocnika ds. zgodność. Na podstawie przedmiotowej oceny Zarząd Spółki podejmuje odpowiednie decyzje i działania, w szczególności działania reorganizacyjne lub dyscyplinujące. W uzasadnionych przypadkach Zarząd podejmuje decyzję o przekazaniu informacji wraz ze zgromadzonym materiałem dowodowym do odpowiednich organów państwowych.

INFROMACJA O DZIAŁANIACH NASTĘPCZYCH

§11

W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności, może zostać uznane za:
- zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania;
- bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.
Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.
Wyniki przedstawiane są w terminie do 3 miesięcy. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy, o czym należy poinformować osobę dokonującą zgłoszenia, o ile Sygnalista pozostawił dane kontaktowe.

OCHRONA ZGŁASZAJĄCEGO

§12

Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, od chwili dokonania zgłoszenia jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości.
Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
Zgłaszający dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie nie podlegają ochronie przewidzianej w zarządzeniu. Takiej ochronie nie podlegają również zgłaszający, którzy przy dokonywaniu zgłoszeń podają celowo i świadomie błędne lub wprowadzające w błąd informacje.
Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.
Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności:

podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu.
doprowadza do ukarania pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
zobowiązuje osobę zajmując się sprawami kadrowymi do stałego monitorowania sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy.

§13

Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

NADZÓR

§14

Zarząd jest odpowiedzialny za realizację Procedury oraz sprawuje bieżący nadzór nad Pełnomocnikiem ds. zgodności w tym zakresie.

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

§15

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia rejestru zgłoszeń – wzór rejestru określony został
w załączniku nr 2 do procedury.
Wpisu do rejestru zgłoszeń dokonuje się na podstawie zgłoszenia.
W rejestrze zgłoszeń gromadzi się następujące dane:
- numer zgłoszenia oraz numer sprawy
- przedmiot naruszenia;
- datę dokonania zgłoszenia;
- informację o podjętych działaniach następczych;
- datę zakończenia sprawy.
Dane w rejestrze zgłoszeń są przechowane przez okres niezbędny do celów archiwizacyjnych.

TRYB DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

§16

Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.

1) w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;

2) w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.

PRZEPISY KOŃCOWE

§16

Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest publikowana na stronie internetowej Spółki lub udostępniana na tablicy ogłoszeń w siedzicie Spółki.
W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zgłoszeń wewnętrznych stosuje się odpowiednio przepisy powszechnie obowiązujące w zakresie ochrony specjalistów.
Zmiany niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się w tym samym trybie jak jej utworzenie.

§17

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej
do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Spółce.

Załącznik nr 1 do Procedury zgłaszania wewnętrznych przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń

FORMULARZ ZGŁOSZENIA

Nazwa jednostki:

Data sporządzenia:

Czy zgłoszenie ma charakter anonimowy: TAK / NIE

Zgłoszenie imienne:

Imię i nazwisko:

Dane kontaktowe:

Wnoszę o utajnienie moich danych osobowych: TAK / NIE

Jakiego obszaru nieprawidłowości dotyczy Twoje zgłoszenie?

□ działania o charakterze korupcyjnym

□ konflikt interesów

□ mobbing

□ inne: ………………………………………………………………………………………………….

Treść zgłoszenia

Opisz szczegółowo swoje podejrzenia oraz okoliczności ich zajścia zgodnie z wiedzą, którą posiadasz:

(z poniższej listy wybierz elementy, które najlepiej pasują do sytuacji, którą chcesz opisać)

Podaj dane osób, które dopuściły się nieprawidłowości, których dotyczy zgłoszenie (nazwiska, stanowiska).
Podaj dane osób, które mogły stać się ofiarami nieprawidłowości.
Jakie zachowanie/działania chcesz zgłosić?
Kiedy mniej więcej się zaczęło? Czy trwa nadal?
Czy powiadomiłeś już kogoś o tej sprawie? Napisz kto to był (np. osoby w firmie, media, inne władze).
Czy istnieją relacje pomiędzy wskazanymi powyżej osobami?
Jakie skutki spowodowały lub mogą spowodować opisane przez Ciebie nieprawidłowości?

Fakultatywnie: Dowody i świadkowie

Wskaż i dołącz posiadane dowody, potwierdzające opisywany stan oraz wskaż świadków

Oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia

Oświadczam, że dokonując niniejszego zgłoszenia:

działam w dobrej wierze,
posiadam uzasadnione przekonanie, że zawarte w ujawnionej informacji zarzuty są prawdziwe,
nie dokonuję ujawnienia w celu osiągnięcia korzyści,
ujawnione informacje są zgodne ze stanem mojej wiedzy i ujawniłem wszystkie znane mi fakty i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia,
znana jest mi obowiązująca w WODPOL Sp. z o.o. z/s w Żywcu procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.

………………………………………..

data i czytelny podpis osoby dokonującej zgłoszenia

(nie dotyczy zgłoszenia w formie anonimu)

Załącznik nr 2 do Procedury zgłaszania wewnętrznych przypadków

nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZYCH

NR ZGŁOSZENIA
DATA WPŁYWU ZGŁOSZENIA
DANE OSOBY DOKONUJĄCEJ ZGŁOSZENIA (SYGNALISTA)
ADRES DO KONTAKTU SYGNALISTY
WNIOSEK O UTAJNIENIE DANYCH
PRZEDMIOT NARUSZENIA PRAWA
OSOBA, KTÓREJ DOTYCZY ZGŁOSZENIE
DATA POTWIERDZENIA PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA
DATA PRZEKAZANIA INFORMACJI ZWROTNEJ
DZIAŁANIA NASTĘPCZE
ZAŁĄCZNIKI DO ZGŁOSZENIA/ UWAGI
DATA ZAKOŃCZENIA SPRAWY

Załącznik nr 3 do Procedury zgłaszania wewnętrznych przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń

PROTOKÓŁ ROZPATRZENIA ZGŁOSZENIA SYGNALISTY O NARUSZENIU PRAWA

NUMER ZGŁOSZENIA Z REJESTRU
OPIS ZGŁOSZONYCH NARUSZEŃ PRAWA

DZIAŁANIA NASTĘPCZE PODJĘTE W CELU OCENY PRAWDZIWOŚCI INFORMACJI ZAWARYCH W ZGŁOSZENIU

DZIAŁANIA NASTĘPCZE PODJĘTE W CELU PRZECIWDZIAŁANIA NARUSZENIU PRAWA BĘDĄCEMU PRZEDMIOTEM ZGŁOSZENIA

UZASADNIENIE PODJĘTYCH DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

DATA ZAKOŃCZENIA PROTOKOŁU:
CZYTELNY PODPIS OSOBY/ZESPOŁU UPOWAŻNIONYCH DO PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
DATA PRZEKAZANIA SYGNALIŚCIE INFORMACJI ZWROTNEJ

Załącznik nr 4 do Procedury zgłaszania wewnętrznych przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń

OŚWIADCZENIE

Oświadczam, że zapoznałam/em się z procedurą zgłoszeń wewnętrznych obowiązującą w WODPOL Sp. z o.o. z siedzibą w Żywcu, ul. Ks. Prałata Stanisława Słonki 24 opublikowaną w dniu 17.09.2024r.

UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH DLA OSOBY WYZNACZONEJ DO OBSŁUGI ZGŁOSZEŃ SYGNALISTÓW

……/…….

Stosownie do art. 29 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [Dz. U. UE.L.2016.119.1 z dnia 2016.05.04) oraz na podstawie Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w WODPOL Sp. z o.o. upoważniam:

Panią/Pana*:………………………….

zatrudnioną/ego, odbywającą/ego staż, odbywającą/ego praktykę, wykonującą/ego prace na rzecz Administratora w wydziale/pod nadzorem wydziału*: ………………………………………….……………………………………;

na stanowisku: ……………………………

zwaną/ym dalej „Przetwarzającym” do czynności przetwarzania danych osobowych związanych z obsługą i realizacją Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w WODPOL Sp. z o.o.

Zakresem upoważnienia objęte jest przetwarzanie danych zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym w rozumieniu przyjmowania przetwarzania informacji o naruszeniu prawa pracodawcy w formie pisemnej oraz elektronicznej
w zakresie zbierania, utrwalania, wglądu, zmieniania, dopasowywania, udostępniania, usuwania i przechowywania danych.

Zakresem upoważnienia objęte jest przetwarzanie danych w celu podejmowania działań następczych, w szczególności weryfikacji zgłoszeń i dalszej komunikacji ze zgłaszającymi, w tym występowania o dodatkowe informacje
i przekazywania zgłaszającym informacji zwrotnej, w formie pisemnej oraz elektronicznej w zakresie zbierania, utrwalania, wglądu, zmieniania, dopasowywania, udostępniania, usuwania i przechowywania danych.

Upoważnieni pracownicy zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych lub podejmowania działań następczych, nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie, zobowiązanie obowiązuje także po ustaniu stosunku pracy.

Upoważnienie obowiązuje od . . . . . . . . . . . . . .

……………………………… ………………………………

(Nadający upoważnienie) (Przetwarzający)

* – niepotrzebnie skreślić

Klauzula Informacyjna RODO

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 (dalej zwane RODO), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach, wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest WODPOL Sp. z o.o. z siedzibą ul. Ks. Pr. Stanisława Słonki 24 34-300 Żywiec.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa, przekazywania informacji zwrotnych oraz podejmowania działań następczych.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w myśl postanowień art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zw. z przepisami Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów.
Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane szczególnej kategorii będziemy je przetwarzali w związku
z niezbędnością ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa, w oparciu
o postanowienia art. 9 ust. 2 lit. g RODO.
Jeśli nie zdecyduje się Pani/Pan na zachowanie anonimowości informacje dot. Pani/Pana tożsamości będą również przetwarzane w oparciu o dobrowolnie wyrażoną zgodę na postawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę na ujawnienie swojej tożsamości można wycofać w dowolnym momencie, niemniej jednak nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym udostępnione dane osobowe mogą zostać ujawnione jedynie podmiotom i organom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa. Odbiorcami mogą być również podmioty wspierające Administratora w realizacji zadań, w tym zapewniające asystę i wsparcie techniczne dla użytkowanych systemów informatycznych przy czym zakres przekazania danych ograniczony jest wyłącznie do możliwości przechowywania tych danych.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane od momentu przyjęcia zgłoszenia do zakończenia działań następczych, a następnie dane będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Dane osobowe, które nie będą mieć znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia zostaną usunięte w terminie
14 dni od chwili ustalenia, iż są zbędne.
Na zasadach określonych przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:

- żądania od Administratora dostępu do treści swoich danych osobowych (prześlemy wtedy kopię danych, jakie posiadamy).
- sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych (jeżeli uważa Pani/Pan, że dane są niepełne lub nieprawdziwe, prosimy o kontakt celem ich uzupełnienia lub sprostowania,

Zawsze może Pani/Pan wycofać zgodę na ujawnienie Pani/Pana tożsamości, a na czas rozpatrywania żądania poprosić o ograniczenie przetwarzania danych.
Jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzając dane osobowe naruszyliśmy przepisy o ochronie danych osobowych może Pani/Pan wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Podanie danych przez sygnalistę w przypadku danych identyfikujących, jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów. Brak podania informacji dot. tożsamości uniemożliwia objęcie Pani/Pana ochroną wynikającą z przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów. w przypadku danych korespondencyjnych, jest konieczne do realizacji obowiązków ustawowych w zakresie udzielania informacji sygnaliście, w przypadku ewentualnego wyrażenia zgody na ujawnienie Pani/Pana tożsamości, jest dobrowolne.